Implantação de Sistema Integrado de Gestão de Engenharia Clínica – IPH

1. RESUMO
A ausência de um sistema integrado de gestão dos equipamentos médico-hospitalares dos Institutos: Central (ICHC); Ortopedia e Traumatologia (IOT); Psiquiatria (IPQ); Radiologia (INRAD) e Criança (ICR); e o Hospital Auxiliar de Suzano (HAS) do Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina da Universidade de São Paulo (HCFMUSP) impossibilitava técnicas de gestão de Engenharia Clínica. Com a implantação do sistema, foi possível realizar o inventário dos equipamentos e, a partir deste ponto, implementar ações de gestão, que trouxeram como benefício: planejamento de manutenções, dados históricos dos equipamentos, meio de comunicação entre a equipe assistencial e a de engenharia clínica para abertura e acompanhamento de solicitações de serviço, extração de indicadores e gestão unificada de contratos.

2. INTRODUÇÃO E PROBLEMA ENFRENTADO
A ausência de um sistema integrado de gestão impossibilitava a execução do inventário dos equipamentos médico-hospitalares, o levantamento do histórico dos equipamentos, o programa de manutenção preventiva, a calibração e o teste de segurança elétrica; meios para abertura de requisições de serviço à engenharia clínica que permitem o acompanhamento, a extração de indicadores de desempenho e custos, o controle dos contratos de manutenção e a rastreabilidade das manutenções e ações executadas.

O conhecimento da quantidade e da qualidade dos equipamentos médico-hospitalares existentes é de fundamental importância para a estruturação de um serviço de engenharia clínica. Embora a obtenção dos dados para o inventário seja uma tarefa relativamente simples, neste caso, a grande dificuldade foi a complexidade e extensão do complexo HC-FMUSP, constituído de dez instituições, sendo oito institutos e dois hospitais auxiliares com aproximadamente 2.400 (dois mil e quatrocentos) leitos, 80 (oitenta) salas cirúrgicas e 600.000 (seiscentos mil) metros quadrados de área construída. Ressalta-se que, de todo o complexo, o projeto contempla cinco institutos e um hospital auxiliar.

3. HISTÓRICO E CAMINHO DA SOLUÇÃO PROPOSTA
Segue abaixo, na figura 1, o histórico resumido da implantação do sistema:

Figura 1. Histórico da Implantação do Sistema

Aquisição: nessa fase, foi realizado o estudo dos sistemas existentes no mercado para análise das funcionalidades, aquisição e parametrização dos critérios básicos do sistema, que, inicialmente, constituiu-se no desenvolvimento das descrições das famílias de equipamentos, seguido pela parametrização de pontos importantes, como ocorrências, causas e serviços para apontamento das ordens de serviço, ou seja, os principais defeitos apresentados pelos equipamentos, os motivos que levam um equipamento a apresentar um defeito e as atividades realizadas pela equipe técnica. Foram também definidos os tipos de manutenção, entre elas, instalação, corretiva, preventiva, calibração, teste de segurança elétrica, suporte ao usuário etc.

Implantação/Migração: nessa fase, foi realizado o inventário dos equipamentos com base no levantamento dos dados físicos (número de série, patrimônio, marca, modelo etc.) e por meio de coleta in loco nas áreas assistenciais e posterior inserção no sistema de gestão. Para essa tarefa, foi necessário também cadastrar fabricantes e fornecedores; modelos e criticidades dos equipamentos; e os setores assistenciais para finalmente efetivar o cadastro do equipamento. Ao término de cada cadastro, um TAG, gerado automaticamente pelo sistema, é impresso e afixado ao equipamento. Seguem, nas figuras 2 e 3, a tela de cadastro do equipamento e um exemplo de cardioversor cadastrado.

Figura 2. Tela de Cadastro de Equipamento

Figura 3. Cardioversor - ECAV0001

Como o Instituto da Criança (ICR) utilizava o sistema de forma individual e isolada, a fase de implantação caracterizou-se pela migração da base de dados para a nova base integrada em conformidade com parametrizações definidas no novo modelo de gestão.

Durante a fase de implantação, foram realizados treinamentos com a equipe de engenharia clínica para utilização das demais ferramentas do sistema, como o módulo de ordens de serviço, planos de manutenção, contratos etc. Seguem, nas figuras 4, 5 e 6, as telas referentes às ferramentas citadas.

Figura 4. Tela da Ferramenta de Ordem de Serviço

Figura 5. Tela da Ferramenta de Plano de Manutenção

Figura 6. Tela da Ferramenta de Contratos

Além dos treinamentos realizados com a equipe de engenharia clínica, a equipe assistencial também recebeu orientações para uso do sistema uma vez que o mesmo possibilita a todos os colaboradores do HC requisitar um serviço, realizar o acompanhamento e até mesmo avaliar o serviço prestado.

4. RESULTADOS
Com a implantação do sistema de gerenciamento de manutenção, obteve-se os resultados abaixo:

4.1. Inventário
A implementação do projeto nas instituições mencionadas resultou no cadastro de aproximadamente 17.000 equipamentos.

Seguem, nas figuras 7 e 8, a distribuição dos equipamentos cadastrados por criticidade e algumas modalidades.

Com a definição das criticidades, foi possível implementar as prioridades de atendimento das ordens de serviço.

Figura 7. Distribuição dos Equipamentos por Criticidade

Figura 8. Distribuição dos Equipamentos por algumas Modalidades

4.2. Planejamento de Manutenção
Com a geração do inventário, foi possível fazer uma análise minuciosa dos equipamentos existentes e implementar um programa de manutenção com prioridades por meio dos cadastros dos planos de manutenção, automatizando o processo de geração de ordens de serviço, melhorando o controle e permitindo a extração automática de um cronograma de manutenção. Seguem, nas figuras 9 e 10, um exemplo de cronograma gerado por meio do plano dos aparelhos de anestesia para o ano de 2016 e o histórico das manutenções programadas por instituição.

Figura 9. Cronograma de Manutenção Preventiva Gerado Automaticamente no Sistema

Figura 10. Histórico das Manutenções Programadas por Instituição

4.3. Histórico de Equipamento
Com o histórico e os dados de performance dos equipamentos, é possível analisar o ciclo de vida e tomar decisões de viabilidade de manutenção ou substituição da tecnologia.

Segue, na figura 11, o histórico de manutenção com as ordens de serviço e os custos despendidos de uma autoclave instalada no Instituto de Psiquiatria.

Figura 11. Histórico de Manutenção de Equipamento

4.4. Abertura e Acompanhamento da Requisição de Serviço pelo Cliente
Com o novo sistema, todos os colaboradores dos institutos mencionados possuem permissão para requisitar um serviço, realizar o acompanhamento e, até mesmo, avaliar o serviço prestado, sendo este último obrigatório, uma vez que, não é permitido abrir uma nova requisição antes de avaliar um serviço já concluído. Durante toda a execução da manutenção e até mesmo após sua conclusão, a rastreabilidade é mantida no sistema. Desta forma, além de melhorar o fluxo de trabalho e garantir comunicação bidirecional e rastreabilidade das ações e informações, o sistema também elimina a utilização de papel para impressão.

Seguem, nas figuras 12, 13 e 14, as telas para abertura da requisição de serviço, acompanhamento e avaliação.

Figura 12. Tela para Abertura de Requisição de Serviço

Figura 13. Tela para Acompanhamento da Requisição de Serviço

Figura 14. Tela para Avaliação do Serviço Requisitado

4.5. Indicadores
A implantação do sistema também possibilitou a padronização de indicadores para gestão do parque tecnológico. Isso possibilita, além da análise de desempenho do serviço prestado, um estudo mais minucioso da performanace dos equipamentos, bem como uma comparação entre o resultado dos institutos. Atualmente, são utilizados os seguintes indicadores: Cumprimento do Cronograma de Manutenção Preventiva, Disponibilidade de Equipamento, Custo Geral de Manutenção, Produtividade da Equipe Técnica, Causa das Ordens de Serviço, Tempo de Resposta da Engenharia Clínica, Ordens de Serviço Pendentes etc.

Seguem, nas figuras abaixo, alguns dos indicadores.

Figura 15. Indicador de Cumprimento do Cronograma de Manutenção Preventiva

Descrição: Porcentagem de execução mensal das manutenções preventivas programadas

Cálculo:(∑ Manutenção Preventiva Executada / ∑ Manutenção Preventiva Programada) x 100%

Figura 16. Indicador de Disponibilidade de Equipamento

Descrição: Porcentagem de tempo que o equipamento ficou disponível para uso

Cálculo:

Figura 17. Indicador de Causa das Ordens de Serviço

Descrição: Motivo da geração da ordem de serviço

Cálculo: ∑ Total de Causas por Classificação

4.6. Contratos
A implantação do sistema proporcionou maior visibilidade dos contratos vigentes, que, por sua vez, proporcionou ações de melhorias no escopo, inclusões de novos equipamentos e, o mais interessante, a unificação de contratos variados de um determinado fabricante em um único.

Seguem abaixo alguns benefícios com a gestão da unificação de contratos:

Maior controle e gestão do contrato e redução do quantitativo dos processos administrativos;
Redução e unificação dos custos para um mesmo modelo de equipamento por meio da equiparação de preço e tomando como referência o menor valor dentre os contratos a serem unificados;
Para os contratos em que não foi possível obter redução de valores, com o mesmo valor foi incrementado o escopo técnico, tais como: inclusão de kits de preventiva em contratos de ventiladores pulmonares, inclusão de transdutores em contratos de ultrassom etc.;
Além da inclusão de peças para manutenção corretiva e preventiva, alguns contratos tiveram também a inclusão de consumíveis/acessórios visando reduzir ao máximo o tempo de inutilização do equipamento - seja por problema de manutenção, seja pela ausência de um acessório - aumentando, consequentemente, a sua disponibilidade ao usuário;
Redução de processos avulsos de compra para aquisição de peças e/ou serviços;
Aumento da disponibilidade dos equipamentos.

Como consequência dos benefícios citados acima, há diversos benefícios qualitativos, tais como: maior qualidade dos exames, maior segurança aos pacientes e usuários dos equipamentos etc.

Segue, na figura 18, como exemplo de benefício, o resultado econômico anual para o complexo HC-FMUSP, obtido pela unificação do contrato de um fornecedor de equipamentos de diagnóstico por imagem com incremento no escopo técnico. E, na figura 19, o benefício de desempenho do grupo de equipamentos do Instituto de Radiologia (INRAD) pertencente ao contrato mencionado.

Figura 18. Resultado Econômico para o Complexo HC-FMUSP Obtido com a Unificação de Contratos

Figura 19. Resultado de Desempenho dos Equipamentos do INRAD Obtido com a Unificação de Contratos

4.7. Acreditação Hospitalar
Considerando todos os pontos citados acima, podemos dizer que a implantação do sistema foi imprescindível para que as engenharias clínicas dos institutos contribuíssem para o processo de acreditação hospitalar, sendo que todas as instituições mencionadas possuem selos de Acreditação ONA (Organização Nacional de Acreditação) nos níveis 1 ou 2, dependendo do processo de implantação de cada uma.